Projectleider Samenwerking ICT 'Oost Groningen Digitaal’

Omschrijving

Vijf kleinere gemeenten hebben besloten tot samenwerking op het gebied van ICT. Onder de vleugels van een bestaande WGR organisatie wordt kader aangetrokken en een programma ingericht. De ICT medewerkers van de gemeenten worden gedetacheerd. Men gaat voortvarend aan de slag. Een jaar na de oprichting zijn er veel klachten, de stabiliteit van de systemen laat te wensen over en is er veel onduidelijkheid. Besloten wordt de geplande evaluatie eerder uit te voeren.

Opdracht(en)

1. Analyseer de situatie en geef adviezen voor optimalisatie van samenwerking en uitvoering
2. Maak een gedragen businessplan voor de uitvoering van de adviezen
3. Onderzoek alternatieven voor samenwerking en geef advies ‘samen verder of opschalen’

Resultaat

Fase 1
De analyse leert dat de uitvoeringsorganisatie niet georganiseerd is. Er zijn, ondermeer, teveel kapiteins op het schip, de taakafbakening is niet helder en de noodzakelijke herinrichting van de infrastructuur is niet doorgevoerd. Bovendien worden er gelijktijdig veel verschillende opdrachten aan de organisatie verstrekt (en door de organisatie geaccepteerd). Advies, organiseer de organisatie, beperk de taken vooreerst tot automatisering, zorg voor een eenduidige aansturing.

Fase 2
De adviezen uit de eerste fase zijn overgenomen. Er is, in samenwerking met de deelnemende gemeenten, een businessplan opgesteld waarin het ontwerp voor eenduidige aansturing, taakafbakening, herinrichting van financiën en personele zaken wordt geschetst. Het businessplan, waarvan in het wordingsproces al onderdelen worden ingevoerd, wordt door de deelnemende gemeenten vastgesteld. Dit brengt de deelnemers wel op de gedachten ook alternatieven te onderzoeken.

Fase 3
Voor de handliggende alternatieven zijn geselecteerd en onderzocht. Er is geadviseerd met één partij een diepgaande verkenning naar opschaling aan te gaan. De contacten zijn gelegd en er is bij alle partijen bestuurlijk commitment ten aanzien van de verkenning. Uitwerkingen op het gebied van techniek, personeel, financiën en de vorm van de samenwerking zijn gaande (December 2011).

Laveren in de fasen

In de verschillende fasen zijn belangentegenstellingen en uiteenlopende zienswijzen voortdurend aanwezig. Niet zelden spelen daarin beeldvorming en het succes of falen in andere gezamenlijke dossiers, een rol. Om dat te kunnen reguleren wordt veel aandacht besteed aan het vaststellen van gemeenschappelijke doelen, ambtelijk draagvlak en bestuurlijk commitment.